本邦初公開！CMS事業部プロジェクト推進の秘訣とは……？！

こんにちは！
CMS事業部の武藤です。

現在、CMS事業部は、とある経済団体のe-ラーニングサイトを運営しています。

今年で20年目を迎えた事業なので、会社の成長とともに現在は当部署が担当しています。

サイトの運営と言ってもシステムやプログラムの保守だけでなく、サーバーなどインフラ周りからサイトデザインや操作性などユーザビリティの向上、そして研修コンテンツの企画開発リリースまで多岐にわたる業務に従事しています。

近年では動画コンテンツの制作本数も飛躍的に伸びており、スタジオ撮影やクライアント先での撮影、またライブ配信業務も全国で展開中です。

サイトの運営は、保守だけでなく、サイトの改修、動画コンテンツの制作、効果測定のサポート対応、ライブ中継業務など、年間を通して多岐にわたるタスクに対応しなければなりません。

今回は、少数精鋭でどのようにサイト運営を行ってきたか、私たちの業務の進め方についてご紹介したいと思います。

CMS事業部とWEB研修サイトに関する詳細は、過去の記事をご覧いただけると嬉しいです！

プロジェクト推進のコツは、『急がば回れ』

当部署では、コンテンツ企画から動画編集、デザイン、サイトの改修、原稿の校正業務など、専門性の高い業務を効率的に進めるため、小規模なチームを編成し、同時に複数のプロジェクトを進行しています。

時折、リリース・制作タイミングの重複が避けられない場面もあり、時期によっては非常に多忙になることもあります。

さらに、この事業は年度事業であり、毎年、期限内に決められた項目をリリースしなければなりません。

したがって、コンテンツや改修の遅延は絶対に許されません。

『少数で対応しなければいけない』『期限厳守』という状況下で複数のプロジェクトが同時進行するため、大幅な遅れが発生すると他のプロジェクトにも致命的な影響をもたらす可能性があります。

そのような状況を回避するために、CMS事業部では【意見のすり合わせ】【スケジューリング】【確認】の3つを重視しながらプロジェクトに取り組んでおります。　

突然ですが、
皆さんはこんな経験をしたことがありますか？

　
上司：Aさん
『この提案の資料、いつものやり方と違うんだけど、2日後までにお願いできる？
詳細の資料を置いておくから、わからないことがあればすぐに聞いてね！』

部下：Bさん
『わかりました！やります！(大体行けそうだし、このまま進めるか…！)』

～　2日後　～

部下：Bさん
『完成しました！確認お願いします』

上司：Aさん
『ん？！この資料じゃ今日の提案に使えないよ！わからない時には聞いてと言ったじゃないか！
今日はみんなで手分けして資料を準備するぞ！』

なんだかハラスメントの問題に出てきそうな事例のようですが、あくまで一例として、認識や考え方、取り組み方などの「ズレ」を放置したまま進めると必ずと言っていいほどやり直しが生じます。

今回の例のようにリカバリーができる人員がいればなんとか対応できますが、それぞれが専門性の高い業務を担当しながら対応しているため、【意見のすり合わせ】【スケジューリング】【確認】を意識しなければ貴重なリソースを借りる必要性が出てきます。

そのため当事業部では、プロジェクトがスタートした段階で、

①　【意見のすり合わせ】を実施し、イメージを固める
②　抽象的なイメージを共有しながら方向性や認識を整える
③　まとまった意見をタスクに落とし込みながら【スケジューリング】して対応を進める
④　草案段階・対応中・デザイン調整前など方向修正ができるタイミングで都度【確認】

この流れを非常に大切にしています。

以前はせっかちな性格で、「何でもすぐに取り掛かりたい、少しでも早く目に見える形にしたい…！！」という気持ちが先行してよく突っ走る人間でした。

そのため、周りと意見のすり合わせもせず、スケジューリングも考慮せず業務を進め、結果としてやり直しを繰り返す…そんな失敗をよく繰り返していました。

当時はリカバリーをしてくれる方がいましたが、主担当になったときに『自分がこの3つを理解・徹底しないと納期に間に合わなくなる可能性があるんだな…』と強く認識したことを覚えています。

『やり直しをできる限り減らしていく』のを考えると、時間がかかるのは当たり前。

業務をスムーズに進めるためには、むしろ時間を確保する必要があります。

急いで形を作るよりもしっかりと確認しながら進めるやり方の方が、結果的にはゴールへの近道であるという考えに変化していきました。

コンテンツ制作を上流から担当していくなかで
【意見のすり合わせ】
【スケジューリング】
【確認】
の重要性を痛感している、今日この頃です……笑

気持ちが先行して先走りになった時には、是非とも当部署の取り組み方を参考していただけますと幸いです。

いかがでしたでしょうか？

【意見のすり合わせ】【スケジューリング】【確認】

この3つは当たり前のような内容かもしれませんが、部署としてこの当たり前を当たり前に続けていたからこそ、新体制になってからも止まらずに今の体制で進んでこられたのだと思っております。

また、今年もメンバーの入れ替わりがありまして、今まで継続してきたことの価値がさらに活かされる年になると考えております。

▲　サイト改修のミーティングの様子

ユーザー目線に立ちながらどうすればユーザーが使いやすくなるのか、そのために何が必要なのか…活発な意見交換を積み重ねてサイトの改良につなげています。

現在、新年度にともない新しいプロジェクトが進んでおります。

【意見のすり合わせ】【スケジューリング】【確認】
この3つをしっかりと取り組み、新たな体制で堅実に業務を進めていきたいと思います。

以上、CMSからお届けしました！